METODOLOGÍA DE LOS SISTEMAS BLANDOS (MSB)
La naturaleza de una metodología siempre deriva de la concepción de los métodos que emplea una ciencia, ya desde muy antes se fueron acumulando conceptos de designar "método", describiéndolo como la forma de hacer algo(el modo de obrar) o posteriormente el comportamiento experto en la formulación de los pensamientos de uno mismo, pero siempre como base de una metodología.
El desarrollo de MSB para Checkland(1993), "No tiene como resultado el establecimiento de un método que en cualquier situación particular se tiene que reducir a un método adecuado únicamente a esa situación particular", este aspecto de suma importancia porque considera la complejidad del mundo real en continuo cambio, no pudiendo establecerse dos casos problemáticos iguales a los cuales se podría abordar de igual modo.
Además, asume que la Metodología de Sistemas Blandos es un intermedio en estatus, entre una Filosofía y una Técnica o un método.
Considerándola como filosofía porque es una pauta no especifica (amplia) para la acción, dejando la suficiente libertad en su accionar y por otra parte tiene de técnica porque es un programa de acción específico y preciso, en donde la Filosofía le indica el "Que" y una técnica le indica el "como", determinándose tanto el "Que" y el "Como" de la Metodología de Sistemas Blandos.
Como resultado del proceso de desarrollo de la MSB, se pudo establecer como característica.
1) Debía de poder usarse en situaciones de problemas verdaderos.
2) No debía ser vaga en el sentido de que tenía que ser un acicate más grande para la acción, más que ser una filosofía general de todos los días.
3) No debía ser precisa, como es la técnica, pero debía permitir discernimientos que la precisión pudiera excluir.
4) Debía ser tal que cualquier desarrollo en la "ciencia de los sistemas" pudiese excluirse en la metodología y se pudiera usar de ser adecuada en una situación particular.
DESARROLLO DE LAS ETAPAS DE LA METODOLOGÍA DE SISTEMASBLANDOS
1. PERCEPCIÓN DE LA SITUACIÓN-PROBLEMA DE MANERA NOESTRUCTURADA
En esta etapa inicial el pensador de sistemas realiza la percepción de la situación en que s e encuentra una porción de la realidad social afectada por un problema que le hace actuar no de acuerdo a lo que desearía.
En esta acción primaria se trata de determinar el mayor número posible de percepciones del problema y demás expresiones que suceden en una realidad determinada, pudiendo desarrollar de ella la construcción mental mas detallada posible de las situaciones que acontecen. En este proceso la observación delos sucesos se ve liberado de las interrelaciones existentes entre los elementos que participan en la porción de la realidad percibida, dejando como función del investigador, percibir elementos, expresiones, entornos y demás hechos no relacionados pero que son relevantes de tal percepción.
Supongamos que la porción de la realidad fuera Trujillo y su problema del transporte, en esta primera parte el investigador percibirá como elementos sin relación a autos, micros, combis, basura, transeúntes, comercio ambulatorio y formal, estructura de las vías de transporte, señalización etc. y demás sucesos que describen con la mayor precisión la situación que acontece en tal porción de la realidad problemática.
2.PERCEPCIÓN DE LA SITUACIÓN PROBLEMATICA DE MANERAESTRUCTURADA
Esta fase implica ver los sucesos acaecidos en la realidad problemática con mayor claridad y precisión, despojándose de conclusiones y puntos de vistas y con la mayor neutralidad posible describiremos la realidad en Cuadros Pictográficos, recogiendo las interrelaciones entre los elementos en función delo hacen (Epistemológica), las propiedades emergentes que implica su relación entre estos y su entorno, las situaciones conflictivas, las comunicaciones o intercambio de información (flujo de materiales o energía y información), las diferentes cosmovisiones o Weltanschüüngen de las personas implicadas y como estas se relacionan con la situación problema (Fenomenológica). También se expresaran gráficamente la existencia de grupos de poder formales e informales dentro y fuera del sistema, además se describirán cual es el desarrollo de la cultura social del sistema involucrado, pudiendo determinar su presente, pasado y futuro de la porción de la realidad social en investigación(Hermenéutica).
Una vez logrado el cuadro pictográfico se podrá mostrar tanto la estructura del sistema como su procesos que realiza y su relación entre estos creando el clima o ambiente en que se desenvuelve la situación, característica fundamental o núcleo de situaciones en las cuales se perciben problemas.
3.ELABORACIÓN DE DEFINICIONES BÁSICAS DE SISTEMASRELEVANTES.
Una vez determinado el cuadro pictográfico se podrá seleccionar los sistemas " candidatos a problemas", de las diferentes expresiones registrados ideográficamente. Seleccionados los posibles "candidatos a problemas" se procederá a determinar cual "soluciones" debería darse en la realidad social para transformarla, mejorando su situación. Este proceso de cambio(transformación) se expresa a través de lo que en la MSB se denomina
Definición Básica. La Definición Básica para Rodríguez(1994), debe ser una descripción concisa de un sistema de actividad humana desde un tipo de punto de vista específico que se creé será útil para mejorar la situación o resolver el problema. En este sentido toda propuesta dada viene hacer una definición particular del investigador o investigadores de la realidad, esto no implica que el sistema seleccionado sea necesariamente el deseable y ciertamente tampoco que este sea el sistema que se deba diseñar e implementar en el mundo real, es parte de una visión posible, determinándose que mientras mas puntos de vistas o Weltanschüüngen se tenga de la situación problema, mas concreta será la definición del proceso de transformación a desear.
En consecuencia en esta etapa es necesario considerar la gran importancia que implica determinar la Weltanschüüngen o puntos de vistas de los implicados, refuerza esta condición estableciendo que "La percepción que la Weltanschüüng articula permite generar una serie de definiciones básicas, cada una indicativa de los cambios que se juzgan necesarios. Dicho de otro modo cada definición básica implica definir el "Que" (que proceso de transformación se impone hacer en la realidad social) de acuerdo con la concepción, producto de una Weltanschüüng particular, que se tenga de la situación problema", concluye sosteniendo que para chequear una elaboración de una definición básica es importante contrastarla con el análisis de CATDWE.
La elaboración de la Definición Básica o hipótesis relativas contribuirá en determinar cuales podrían ser las mejoras de la situación problemáticas por medio de cambios que se estimen "factibles y deseables" en la realidad percibida y plasmada en el cuadro pictográfico.
Concluyendo se podría decir que la Definición Básica será una descripción significativa del sistema en cuestión, de a cuerdo a una visión particular del mundo o Weltanschüüng. Sin embargo habrá otros Weltanschüüngen viables debido a que los seres humanos siempre pueden aunar significados diferentes a los mismos actos sociales.
4) ELABORACIÓN Y PRUEBA DE LOS MODELOS CONCEPTUALES.
Una vez descrito la definición básica, en esta fase se genera un modelo[1]conceptual de lo expresado en ella, es decir construir un Modelo Sistema de Actividades necesarias para lograr la transformación descrita en la definición . Este modelo conceptual permitirá llevar a cabo lo que se especifica en la Definición Básica, convirtiéndose adecuadamente en un reporte de las actividades que el sistema debe hacer para convertirse en el sistema nombrado en la definición.
El modelo conceptual no es la descripción de alguna parte del mundo real, no podemos confundirnos al elaborar el modelo ya que en la próxima fase, estaríamos comparando un modelo casi idéntico al mundo real, es decir, iguales con iguales. Se debe para ello evitar esta situación, porque en si niega todo el propósito del enfoque, que es el generar un pensamiento radical mediante la selección de algunas visiones de una situación problema (fase 2),posiblemente pertinentes para mejorarla (fase 3), solucionando las implicancias de aquellas visiones en modelos conceptuales (fase 4) y comparando esos modelos con lo que existe en la situación del mundo real (fase 5).
La elaboración del Modelo Conceptual y debido a que esta expresa un sistema de actividad a realizar para llevar a cabo el proceso de transformar la realidad social, sus elementos serán expresados a través de acciones a efectuar, y esto es posible a través de palabras que expresen acción, es decir, mediante verbos.
En esta fase se aplica la parte técnica de la Metodología de Sistemas Blandos, es decir el "como" llevar a cabo la transformación definida a través del "que" anteriormente, para ello la técnica del modelado consiste en ensamblar sistémicamente una agrupación mínima de verbos que describen actividades que son necesarias en un sistema especificado en la Definición Básica y que están unidas gráficamente en una secuencia de acuerdo a la lógica.
La construcción del modelo no puede caer completamente en una técnica, por completo, ya que la técnica es un procedimiento que al aplicarse adecuadamente genera un resultado garantizado y en este caso es posible discutir si el modelo elaborado por una persona es una representación de una Definición Básica más o menos adecuada que el modelo de otra persona.
Se debe comenzar a elaborar un modelo conceptual escribiendo no mas demedia docena de verbos que describen las principales actividades implicadas en el definición básica. Esta elaboración siempre se debe iniciar a un bajo "nivel de resolución" (con poco detalle) del Modelo Conceptual, luego se pasaría a otro plano (o 2do nivel de Resolución) en el cual cada actividad principal del 1er Nivel se puede ampliar en acciones mas detalladas en el logro de la Definición Básica. El arte de la construcción del modelo en niveles de resolución consiste en mantener la consistencia del nivel de resolución, es decir, mantener las entradas y salidas iniciales detalladas en los niveles superiores anteriores.
Una vez concluido con la elaboración del Modelo Conceptual, el proceso de validación del modelo no es posible, ya que no se trata de que sean validos e inválidos, sino que sean modelos conceptuales sustentables y modelos que son menos sustentables o defendible. Lo que si es posible es verificar que los modelos conceptuales no sean fundamentalmente deficientes y esto se hace en la subfase a (Conceptos de Sistema Formal) además también se podría verificar su consistencia en términos de cualquier otro sistema de pensamiento que se desee (Modelo Dinámico de Forrester).
SUBSISTEMA A. VERIFICACIÓN DEL MODELO CONCEPTUAL CONCONCEPTOS DE SISTEMA FORMAL.
En este subsistema se compara los modelos que se van estableciendo con un Modelo General de cualquier sistema de actividad humana o también denominado modelo de "sistema formal", a fin de eliminar deficiencias. Este modelo es una construcción formal cuyo objetivo es ayudar a la construcción de modelos conceptuales, evitando describir manifestaciones verdaderas del mundo real de sistemas de actividad humana, la cual no lo hace ser un sistema formal normativo, sino dejando una plena libertad al Modelo Conceptual de ser, si lo desean, irracionales o deficientes.
El Sistema Formal constituye la alternativa para poder verificar nuestro Modelo Conceptual con un sistema modelo, cuyas características deben compararse con el nuestro, para poder determinar cuales son las deficiencias y eliminarlas.
El Modelo es una combinación de componentes de "Administración" que argumentalmente tienen que estar presentes si se desea que un grupo de actividades incluya un sistema capaz de realizar actividades con propósito, esta incluye solo componentes cuya ausencia o ineficiencias en situaciones de problemas verdaderos puedan convertirse como cruciales para el sistema.
Los componentes del Modelo Formal establecido por [CHK9 son los siguientes. Si es un "Sistema Formal" si y solo si:
a) S tiene un propósito o misión en curso. En el caso de un sistema "suave" esto podría ser una búsqueda constante de algo (propósito) que finalmente nunca se pueda lograr. En los sistemas mas "duros" esto es lo que se divide en "objetivos" o "metas", caracterizados por ser alcanzables en un momento oportuno.
b) S tiene una medida de desempeño. Esta es la medida que señala el progreso o retroceso del alcance de propósito o del logro de objetivos.
c) S incluye un proceso de toma de decisiones, siempre y cuando éste se asuma que no es una persona, sino un rol que mucha gente en un sistema dada puedan ocupar y el cual permitirá llevar a cabo acción reguladora de a y b.
d) S tiene componentes que son en sí sistemas, que tienen todas las propiedades de S.
e) S tiene componentes que interactuan, que muestran un grado de conectividad tal, (que podría ser física o quizá ser flujos de energía materiales, información o influencia) que los efectos y acciones se pueden transmitir por el sistema.
f) S existe en sistemas más amplios y (o) medios con los cuales interactuan.
g) S tiene un limite, que los separa de los sistemas más amplios que se define formalmente como el área dentro de la cual el proceso de toma de decisiones tiene poder para generar acción.
h) S tiene recursos físicos y a través de los participantes humanos, abstractos,que están a la disposición del proceso de toma de decisiones.
i) S tiene alguna garantía de continuidad, no es efímero, tiene "estabilidad alargo plazo", recuperará la estabilidad después de algún grado de disturbio. Se podría dar apoyo a esto último desde fuera del sistema; quizás derive internamente del compromiso de los participantes con la misión.
Concluyendo podemos decir que el valor del Modelo de Sistema Formal reside en que esta permite que se formulen preguntas que, cuando se refieren al modelo conceptual revelan deficiencias ya sea en él o en la Definición Básica en que se basa.
Las preguntas podrían ser :
¿La medida de desempeño en este modelo es explícito?
¿Y qué constituirá un desempeño "bueno" y "malo" de acuerdo a ésta?
¿Cuáles son los subsistemas en este modelo?
¿Y las influencias sobre ellas (por parte de los medios) se toman en cuenta en las actividades del sistema?
¿Las fronteras del sistema están bien definidos?
SUBSISTEMA B: COMPARACIÓN DEL MODELO CONCEPTUAL CONOTROS SISTEMAS DE PENSAMIENTO
Mediante este subfase se modifica o transforma cada Modelo Conceptual cuando sea oportuno, en cualquier otro modelo adecuado a la solución del problema, esto es posible debido a que la MSB fue concebido en su inicios como "principios de método" y no tanto como una técnica que es propio de un método, esta concepción permitió no excluir algún sistema de pensamiento que se estuviera desarrollando en algún otro lugar.
Esta es el punto en el cual las diferentes modelos conceptuales, se podrían verificar a la par con cualquier Teoría de Sistemas que sea pertinente a los sistemas de actividad humana, entre los cuales se podrían mencionar: El Modelo de Organización de Stafford Beer, el cual considera a una organización industrial como "un sistema viable que tiende a sobrevivir", como lo hacen los sistemas orgánicos. Otras posibilidades podrían ser el confrontar el modelo con el compendio de conceptos de Sistema de Ackoff (1971) o podría ser expresada en Lenguajes como el de La Dinámica de Sistemas, el cual permitirá simular el comportamiento de los elementos en el tiempo, un modelo muy interesante al respecto es el planteado por [RUR95], La Metodología Blanda de Dinámica de Sistemas (MBDS).
5) COMPARACIÓN DE LOS MODELOS CONCEPTUALES CON LAREALIDAD (COMPARACIÓN FASE 5 vs 2)
El objetivo de esta etapa es comparar los modelos conceptuales elaborados en la etapa 4 con la situación problema analizada en la etapa 2 de Percepción Estructurada, esto se debe hacer junto con los participantes interesados en la situación problema, con el objeto de generar un debate acerca de posibles cambios que se podrían introducir para así aliviar la condición del problema. Además es necesario comparar para determinar si el modelo requiere ser mejorado su conceptualización, elaborado en la etapa anterior, [RUR94] aclara este punto considerando "los modelos conceptuales son consecuencia de las definiciones básicas y elaboraciones mentales de proceso de transformación que puedan existirá o no en la realidad, se requiere de un proceso de constatación entre los Modelos Conceptuales propuestos y la realidad social que describen", es muy claro al describir al Modelo Conceptual como una estructura mental de un proceso de transformación, el cual debe ser comparado con la porción de la realidad problemática de la cual el analista se valió para su elaboración.
El proceso de comparación que se realiza en la MSB es similar a las operaciones mentales realizadas por nosotros cuando generamos pensamientos conscientes. Procesos mentales como percibir, aseverar y comparar imágenes, dibujos o modelos, en cierto modo se encuentran formalizados en la MSB.
La percepción de la situación de una porción de la realidad social afectada por un problema se registra en los dos primeras etapas, tanto al percibir una situación problema de manera no estructurada como al percibirlo estructuradamente; la elaboración de la Definición Básica como de los modelos conceptuales utilizan ideas de sistemas para aseverar ciertas características seleccionadas del problema; estas aseveraciones, bajo la forma de modelos de sistemas se comparan después con las realidades percibidas en la situación-problema misma. La comparación es el punto en el cual las percepciones intuitivas del problema se confrontan con las construcciones de sistemas que el pensador de sistemas asegura proporcionan una descripción de la realidad más general y epistemológicamente más profunda, debajo de las apariencias superficiales.
La comparación a realizarse entre los modelos conceptuales y la situación problemática estructurada se puede llevar acabo de 4 maneras:
A) Utilizando los modelos de sistemas para abrir un debate o cuestionamiento ordenado acerca del cambio, convirtiendo los modelos en una fuente de preguntas que permitiría formular a cerca de la situación existente.
B) Esta modalidad de comparación reafirma la característica de la MSB de ser independiente en el tiempo, convirtiéndose la metodología en un método de hacer investigación histórica. La comparación se hizo al reconstruir una secuencia de sucesos del pasado, comparándola con la que habría sucedido sise hubiera aplicado los modelos conceptuales adecuados. Este método permitió exhibir la tendencia histórica del comportamiento del modelo si se hubiese aplicado a la situación problemática pero su aplicación también debe tenerse cuidado porque puede interpretarse por los involucrados como crítica de lo que han hecho con anterioridad.
C) Planteando preguntas estratégicas muy importantes acerca de las actividades presentes más que de las indagaciones detalladas acerca del procedimiento, en cuyo caso suele ser conveniente generalizar la fase de comparación, examinando aquellas características de los Modelos Conceptuales que difieren mas de la realidad presente y porque son tan diferentes, abriendo mayor posibilidad al cambio.
D) Para realizar la comparación y después que se elaboró la conceptualización basada en la definición elegida, se hace un segundo Modelo Conceptual de "lo que existe realmente" en la porción de la realidad afectada para de este modo determinar las diferencias existentes entre un modelo y otro.
Al superponer ambos modelos se revelan claramente sus diferencias, cambiando únicamente donde la realidad difiere del modelo conceptual. Con ayuda de estos cuatro métodos o algunos de ellos, hace que los resultados de la elaboración de los Modelos Conceptuales en comparación con la realidad problemática sea con consciencia, que sea coherente y sustentable.
6) EJECUCIÓN DE LOS CAMBIOS FACTIBLES Y DESEABLES
Una vez concluida la comparación de los Modelos Conceptuales con la situación de la realidad problemática estructurada y determinando las diferencias, se procede a ejecutar aquellas medidas propuestas en la etapa anterior que lleva a mejorar la situación problema, estos posibles cambios pueden hacerse en diversos planos; en estructura, en procedimientos y en actitudes.
A propósito de la etapa anterior de comparación, esta consistía en usar la comparación entre los Modelos Conceptuales y "lo que es", para generar la discusión de los cambios de cualquiera de los tres formas descritas anteriormente.
CAMBIOS ESTRUCTURALES:
Son aquellos cambios que se efectúan en aquellas partes de la realidad que acorto plazo no cambian, su proceso de adoptar nuevos comportamientos es lento, es por este motivo que los efectos de los cambios a efectuarse se producen lentamente, las variables que interactuan en este contexto tienen una dinámica muy lenta, lo cual hace también que los resultados sean lentos. Estos cambios puede darse en realidades como en la organización de grupos, estructuras de reporte o estructura de responsabilidad funcional etc.
CAMBIOS DE PROCEDIMIENTO
Estos cambios se efectúan en elementos o realidades dinámicas, por lo tanto están continuamente fluyendo en la realidad modificándose para mejorar o empeorar las situación. Estos cambios afectan a los procesos de informar y reportar verbalmente o sobre papel, en los cambios tecnológicos cuyos resultados son visibles por su capacidad de procesamiento de datos, en las actividades emergentes de los elementos interactuantes en las estructuras estáticas etc.
CAMBIOS DE ACTITUDES
En el caso de los cambios de actitud las cosas son mas cruciales ya que son intangibles y su realización depende de la conciencia individual y colectiva delos seres humanos.
Los cambios incluyen cambios en influencia y en cambios en las esperanzas que la gente tiene acerca del comportamiento adecuado o distintos roles, así como cambios en la disposición para calificar ciertos tipos de comportamiento como "bueno" o "malo" en relación con otros, sucesos de hecho inmersos en los Sistemas Apreciativos.
Los cambios de actitud pueden darse como resultado de las experiencias vividas por grupos humanos como por cambios deliberados que se hagan a estructuras y procedimientos.
Los cambios que se van a realizar en la porción de la realidad problemática, según [CHK93], debe satisfacer dos requisitos. Ellos debe ser Sistémicamente Deseables (cosa argumentable) como resultado del discernimiento obtenido a partir de la selección de definiciones básicas y de la construcción del Modelo Conceptual. Es decir que los cambios sean estructuradas Sistémicamente Adaptables a una realidad problemática. Además de este requisito cada cambio debe cumplir en ser culturalmente factibles dadas las características de la situación, la gente en ella, sus experiencias compartidos y sus perjuicios. Este
requisito estructura los cambios para tomar en consideración todos los aspectos de comportamiento organizacional y social que puedan apreciarse como relacionados con la cultura en cuanto en tanto son altamente resistentes al cambio (dado que el cambio podría contraer propiedades emergentes traumáticas o caóticas) y además cuya característica cultural se nutren de una historia individual que es significativa.
7) IMPLANTACIÓN DE LOS CAMBIOS EN EL MUNDO REAL
Una vez que se han acordado los cambios, la habilitación en el mundo real quizás sea inmediata. O su introducción quizá cambie la situación, de forma que aunque el problema generalmente percibido ha sido eliminado, emergen nuevos problemas y quizás a estos nuevos problemas se enfrenten con la ayuda de la MSB.
EJEMPLO:
Aplicación de la Metodología de Sistemas Blandos a una recepción de un consultorio
médico, en donde se ven serios problemas entre el Personal y los clientes:
1) ¿por qué la gente está saliendo disgustada del consultorio?, ¿por qué está
dejando de asistir?
2) Se puede especular que es la relación pacientes-secretarias.
Pasado: los pacientes estaban contentos y no había problemas,
en el presente los hay, y puede haber una repercusión en el futuro desfavorable.
3) Definición de la raíz a través de la Catwoe
- Cliente: los clientes pacientes.
- Agente: administrador, médico, enfermera y secretaria
- Transformación: mejorar el conflicto
- Weltanchauung: la opinión de pacientes y secretarias, de todos.
- Dueño:el propietario del consultorio
- Ambiente: las leyes, lugar de ubicación, tipo de cliente, cuestiones éticas, etc.
4) Enfocarnos principalmente en la relación entre el paciente y la secretaria, que
esperamos de esta relación.
5) Comparamos la actualidad, que es la etapa 2 con lo que queremos que es la 4,
pero esto no es la solución.
6) Buscamos los cambios acorde al sistema, que sea acepado por las personas del
sistema, deben ser factibles, viable y deseables.
7) Se implementan los cambios, como por ejemplo, despedir a las Secretarias,
capacitarlas, motivarlas, etc. Puede producir cambios estructurales, en el
procedimiento o la actitud.
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